1.業務効率化におけるAIの活用領域と事例

業務効率化を実現する手段には、RPA（Robotic Process Automation）をはじめ、いくつかの種類があります。

RPAは「決められたルールに沿った繰り返し作業」を得意とし、請求処理やデータ転記などの定型業務で高い効果を発揮します。一方、AIは「曖昧な文章の解釈」や「学習に基づく予測・改善」といった判断や言語処理を伴う非定型業務に強みを持ちます。

ここでいうAIとは、文章を生成・要約するChatGPTなどを代表とする「生成AI」、顧客データを解析する「機械学習」、紙帳票を読み取る「OCR（画像認識）」などを指します。業務領域によって活用できる技術が異なるため、自社課題に応じた選択が欠かせません。

代表的な活用領域

AIは、バックオフィスから顧客対応、情報システムまで幅広い場面で活用されています。以下の表は、代表的な領域ごとに具体的なタスクとAIの活用メリットを整理したものです。

領域	代表タスク	AI活用内容	主なメリット
バックオフィス（総務・人事・経理）	伝票・請求処理、申請審査	AI-OCR＋自動仕分け、規程照会、説明文自動生成	入力時間短縮、ミス削減
営業・マーケティング	メール作成、提案書下書き、リードスコアリング	生成AIで文案作成、類似事例検索、分析要約	案件対応のスピード向上
カスタマーサポート	問い合わせ一次応答、FAQ更新	チャットボット、ナレッジ自動要約	対応時間短縮、顧客満足度向上
情報システム・企画	マニュアル整備、ログ要約	ドキュメント生成、アラート要約	属人化緩和、対応効率化

具体的なAI活用事例

実際の企業におけるAI活用事例を見てみると、導入の効果がより鮮明になります。以下では、バックオフィスとカスタマーサポートの2つの領域を紹介します。

●バックオフィス領域

某メーカーでは、請求書や納品書処理でAIを組み込んだ「適応型AI-OCR」を開発しました。企業や担当者ごとの処理ルールを学習し、必要な部分の抽出や表記修正を自動化する仕組みです。これにより、入力作業を大幅に効率化し、バックオフィス業務全体の生産性向上につなげています。

●カスタマーサポート領域

某鉄道会社では、鉄道会社として初めてAIを搭載したチャットボットをお客様センター業務に導入しました。FAQの範囲を超えて公式情報から柔軟に回答を生成し、忘れ物の問い合わせでも会話形式で必要な情報を収集します。これにより、顧客の利便性を高めると同時に、センター業務の効率化を実現しています。

2.業務効率化におけるAIの活用のメリット

AIを導入することで得られるメリットは、単なる作業の自動化にとどまりません。文書作成や問い合わせ対応、帳票処理など、情報を扱う業務全般で処理スピードや品質の向上が期待できます。主な効果を以下に整理します。

●時間短縮

提案書のたたき台作成やメールの下書き、レポート要約などをAIが担うことで、資料作成や確認作業にかかる時間を短縮できます。

●品質の均一化

問い合わせ対応文面の自動生成で言葉遣いを統一し、報告書や議事録のAI補完で表現の揺れを防止することで、担当者のスキル差による品質のばらつきを抑え、社内文書や顧客対応の品質を一定水準に維持できます。

●コスト削減

人手に依存していた定型業務を自動化し、作業時間や外注費を削減できます。例えば、データ入力や集計、問い合わせ対応をAIが担うことで、人件費やミスに対応するコストを抑えられ、長期的な運用コストの最適化が期待できます。
ただし、導入初期はツール費用や教育コストが発生する点にも注意が必要です。

3.業務効率化に役立つAIツール・サービス一覧

業務効率化に役立つAIツールは、大きく「汎用型」と「特化型」に分けられます。

ChatGPTやClaude、Google Geminiなどの汎用型は、文章生成から要約、翻訳、検索まで幅広い業務に対応できます。一方で、翻訳専用のDeepLやAI-OCRツールのDX Suiteのような特化型は、限られた領域において精度が高く、運用しやすいのが特徴です。

自社の課題や利用環境に応じて、どちらを重視するかを見極めることが重要です。

主な業務カテゴリとAI活用の具体例・留意点（2025年9月時点）

※1 マルチモーダル対応：複数のデータ形式（テキスト・画像など）を処理できる機能を持つツール

選定の観点

ツールを選定する際は、表に挙げた留意点を基本としつつ、「目的との適合性」と「既存システムとの連携性」を優先的に確認することが重要です。「何を解決したいのか」を明確にし、目的に合致するカテゴリから候補を検討しましょう。導入予定のAIツールが、既存のワークフローや他ツールとシームレスに統合できるかの確認も重要です。

選定時には、ツール情報の最新情報（アップデート内容や機能改良など）を必ず確認し、最新の機能やサービス内容を踏まえて判断することが求められます。

4.業務効率化に向けたAI導入のハードルと回避策

AI導入は段階的に進めることが重要です。まず目的を明確にし、その目的に沿ったデータを整備して現状を把握します。その後、小規模な検証を経て展開し、教育やガイドラインによって定着を図りましょう。この流れを踏むことで、導入効果を持続させやすくなります。

業務効率化の進め方全体については、下記記事で「棚卸しから定着まで」のステップを整理しています。あわせてご確認ください。

一方で、実際の現場では以下のような課題に直面することが多く、あらかじめ回避策を検討しておく必要があります。

5. まとめ

AIはあくまで手段であり、業務効率化の本質は仕組みの改善にあります。現状を把握し、標準化や役割分担を土台に小さな改善を積み重ねることで、持続的な効率化を実現できます。

当社では、顧客の業務課題と向き合い、高度な実効性のあるソリューションを提供するため、「生成AI技術の研究開発」を実施しています。

また、これまでのシステム開発・運用経験、業務フローの可視化と課題抽出などで本質的な改善点を導き出し、生成AIを含めたソリューションの導入支援を行うBPRコンサルティングも提供しています。

ご興味をお持ちいただけましたら、お気軽に以下よりお問い合わせください。